Mein Kampf mit dem Mailprogramm Outlook. Eine abenteuerliche Wochenreise...

Seit einem Jahr schob ich ein Thema vor mir her, dass ich jetzt endlich angepackt habe: Mein Mailprogramm erneuern. Eine Woche habe ich insgesamt daran gearbeitet. Kein Wunder, dass ich für die Entscheidung, es umzusetzen, so lange gebraucht habe. Ich ahnte wohl schon, dass es nicht einfach werden würde...

Meine Ausgangssituation:

Seit Beginn meines Mailens ist Microsoft Outlook 2000 das Programm, mit dem ich maile. Alle Mailadressen, die ich mir im Laufe der Zeit anlegte, rief ich darüber ab. Ich habe es zu Beginn meiner Selbstständigkeit als Office-Paket für meinen Rechner mit Word, Excel, Access und Powerpoint gekauft.

Mit den Jahren sammelte sich ein großer Datenbestand an Mails an. Bis Ende 2013 hatten sich von 2004 an (damals musste ich wegen Kapazitätsproblemen schon mal Mails aussortieren) über 11.000 Mails alleine im Ordner der gesendeten Mails angesammelt. Hinzu kommen die Mails, die ich empfangen und in Ordnern abgelegt habe. Unwichtiges wird zwar gelöscht, aber für mich ist dieses Archiv wichtig. Ich mag es, nachzulesen, was ich geschrieben habe oder nutze die Suchfunktion, um zu schauen, was ich mit anderen Menschen besprochen habe.

Soweit so gut, hätte Outlook 2000, das ich seitdem Kauf nie updatete, mit dem Datenvolumen keine Probleme gehabt. Doch das Programm streikte die letzten Jahre immer mehr. Das führte in 2013 zu vielen Abstürzen.

Ich schaute Ende 2013 nach der neusten Version des Mailprogramms. Inzwischen nutze ich für Office-Programme nicht mehr mein 2000er Word und Excel, sondern die kostenfreien Lösungen von Libre Office. Nur beim Mailprogramm war ich wegen der bestehenden Mails nicht umgestiegen. Bei der Suche nach einem Outlook-Update blieb ich bei der neuen 365-Lizenzpolitik hängen: Mir gefiel nicht, das Programm jährlich neu kaufen zu müssen.

Also suchte ich nach alternativen Lösungen und installierte Thunderbird. Es dauerte, bis ich die bestehenden Mails mit Hilfe meines Computerengels (in Gestalt meines Mannes) von Outlook importiert hatte, doch es klappte. Das neue Programm lief stabil. Ich gewöhnte mich an die neue Oberfläche.

Eigentlich alles gut. Bis ich im Archiv entdeckte, dass Thunderbird einige alte Outlookmails nicht darstellt. Der Mailtext war einfach leer. Das Problem weitete sich aus. Erst versuchte ich, die Situation zu ignorieren, als wäre sie nicht da. Bis ich wirklich Mails brauchte und auf das alte Outlook zur Recherche zurück greifen musste. Keine Dauerlösung. Ich wusste nicht, ob bei einem Rechnerwechsel und neuem Betriebssystem das alte Outlook nochmal installiert werden könnte, also ich keinen sicheren Zugriff mehr auf mein Archiv hatte.

Anfang 2015 also der Entschluss: Es muss sich was ändern. Und wie ein Wunder hatte Microsoft inzwischen wieder lebenslange Lizenzen, die nicht jedes Jahr aktualisiert werden mussten. Vielleicht habe ich die letztes Jahr auch nicht gesehen. Jetzt war die Lösung da.

Seit dem lebt Outlook 2013 auf meinem Rechner. Das Programm zu installieren war ein Klacks. Den alten Datenbestand von Outlook 2000 hat Outlook 2013 gleich importiert. Doch das verursachte Probleme beim Anlegen der Mailadressen. Bis mein Mann durch viel rumprobieren rausfand, es musste ein neues Profil angelegt werden. Als endlich alle Mailadressen neu eingepflegt waren, war die Uhr ein paar Stunden vorgerückt. Ich war schon froh, dass das Mailen nun funktionierte.

Nächste Herausforderung: Ich hatte damit gerechnet, nur noch Thunderbird zu nutzen. Deswegen hatte ich inzwischen die alte Ordnerstruktur geändert, viele Mails gelöscht... Also blieb mir nichts anderes übrig, als die beiden Datenbanken miteinander zu vergleichen, um nur noch eine, stimmige Basis zu haben. Ich hatte Sorge, die alten Mails von Thunderbird zu übernehmen, weil ich dachte, damit die fehlerhaften Mails zu übernehmen.

Also erst die Outlook-Dateien (2000-2013) neu sortiert und aus dem importierten Ordner übernommen. Dann von Thunderbird die doppelten Mails (2000-2013) gelöscht und anschließend die neuen Mails aus 2014 importiert. Ich sage Ihnen, das war ein Gefühl, als ich Thunderbird endlich schließen konnte und nur noch einen Datenbestand hatte. Yeah!

Die neue Oberfläche in Outlook 2013 finde ich furchtbar sperrig und gewöhnungsbedürftig. Nichts ist mehr da, wo es mal war. Ich habe ein ganzes Fluchrepertoire abgeschossen in dieser Woche und alles am liebsten aus dem Fenster geschmissen...

Als nächstes machte ich mich an die Kontaktdatenbank. Auf meinem alten Handy hatte ich Telefonnummern auf der Sim-Karte gespeichert, die ich zum Teil nicht mehr nutzte. Beim Überspielen auf das Smartphone waren diese mit dem Bestand der alten Outlook-Adressen, die zur Sicherung Ende 2013 mit dem Kalender auf G-Mail übertragen worden waren, gemischt worden. Das Synchronisieren hatte zudem doppelte Datensätze verursacht. Ich hatte viele viele doppelte, dreifache Kontakt mit unterschiedlichen Telefonnummern... Schrei!

Meine Kontaktdaten hatte ich Jahre nicht mehr in Outlook gepflegt. Irgendwann hatte ich mir die Adressen ausgedruckt und dort alle Änderungen handschriftlich geführt oder in den Mails und im Netz nach den aktuellsten Kontaktdaten geforscht. Jetzt wollte ich auch dort endlich klar Schiff machen. Ziel: Eine Kontaktdatenbank, die regelmäßig automatisch synchronisiert wird zwischen dem Smartphone und Outlook auf meinem Rechner. Gleich ob ich die Kontakte in Outlook auf meinem PC, in GMail online oder im Handy ändere. Schöner Wunsch...

Herausforderung: Alte Kontakte und Telefonnummern identifizieren und löschen. Doppelte Kontakte löschen. Neue Daten einpflegen. Geburtstage einpflegen. Bei Outlook wurden die Felder, die mir wichtig waren (Geburtsdatum z.B.), nicht gleich angezeigt. Es war ein ewiges hin- und herklicken. Also entschied ich mich, die Daten in GMail online zu pflegen. Das klappte das ganz gut und so einfach. Bis alle Daten eingepflegt und aktualisiert hatte, dauerte es Stunden...

Nächster Schritt: Ein Synchronisationstool finden, dass die Daten zwischen Outlook und GMail/Smartphone abgleicht. Die Pflege eines Tools von Google war vor einiger Zeit eingestellt worden. Im Netz fanden wir nach langem Suchen ein Tool, das als Add-In in Outlook integriert wird und auf den ersten Blick funktionierte. Hüpf!

Bis ich herausfand, dass bei jedem Synchronisieren die Geburtsdaten der Kontakte um einen Tag verschoben worden waren. Mal in die eine, mal in die andere Richtung. So hatten sich manche Daten inzwischen um zwei oder drei Tage verschoben. Schrei! Ich wusste bei manchen gar nicht das Geburtsdatum im Kopf und hatte es mir auch nicht aufgeschrieben. Falls ich also jemandem in 2015 ein paar Tage zu früh oder zu spät gratuliere...

Bei den meisten konnte ich das Datum in alten Unterlagen finden oder wusste es. Zur Sicherheit schrieb ich nun das Datum noch ins Notizfeld, wo die Daten nicht einfach wie im Geburtstagsfeld geändert werden können. Ich habe ewig getestet, um herauszufinden, wo das Problem liegt. Die Outlook-Hotline von Microsoft hatte keine Lösung, im Netz fand ich Betroffene, aber keine Lösungen. Dann entdeckte ich noch, dass einige eingepflege Daten verschwunden waren. Wieder ein schöner Moment, um zu schreien...

Mir kam es so nach unternehmenspolitischen Entscheidungen vor, dass weder Microsoft noch Google ein Synchronsisationstool für Outlook und GMail anbietet. Wie konnte das sein, wo doch so viele Firmen mit den Office-Programmen arbeiten und die Kontakte und Kalender sicherlich auch unterwegs auf dem Smartphone brauchen. Eine Nacht drüber schlafen...

Mein Mann fand zwei kostenpflichtige Programme, die die Synchronisation anbieten. Die Testversion vom ersten klappte, aber dann stellte sich raus, dass dort auch das Datumsproblem herrschte. Arg. Bei der zweiten habe ich mit der Hotline gechattet. Das Programm kam zwar aus den USA, gab es aber mit deutscher Übersetzung. Weil Outlook schon so sperrig ist, war mir eine deutsche Version und deutsche Beschreibung ganz recht. Die Hotline meinte zwar, sie hätten auch das Datumsproblem mit dem Geburtstag, aber ich wollte den Test dennoch versuchen. Ich war schon soweit, die Geburtstage wie früher als Terminserie im Kalender einzurichten und das Geburtstagsfeld zu leeren. Es folgten viele Test, Datenneueingaben und....

Dadaaaaa!!!! Das neue Tool konnte es! Keine Datumsverschiebungen mehr bei den Geburtstagen! Hüpf! Endlich! Mir fiel zwar auf, das einige eingepflegte Daten verschwunden waren, andere nicht synchronisiert wurden. Ich vermute, das bei den alten Kontakten Fehler im Datensatz waren, vielleicht durch die Abstürze verursacht. So legte ich einige Kontakt neu an und es läuft bisher ohne Fehler. Ich bin froh, einen relativ kleinen Kontaktbestand zu haben. Was haben Firmen mit hunderten Kontakten für Arbeit am Hals, wenn die Synchronisation solche Fehler verursacht? Lieber nicht weiter drüber nachdenken.

Nochmal alle Daten prüfen. Ausdrucken. Abgleichen. Alles korrekt. Daten sichern. Puh! Die Synchronisation mit dem Handy klappt einwandfrei. HÜPF! Ich habe gleich einige neue Kontaktdaten für Notfälle angelegt, zum Beispiel die Telefonnummer und Versicherungsnummer der Autoversicherung, Telefonnummer der Karroseriewerkstatt, ADAC, Telefonnummer unseres Kfz-Meisters. Gutes Gefühl, das jetzt immer dabei zu haben.

Kontaktdatenbank erledigt!

Dann war da noch der Terminkalender. Darin hatte ich bisher nur wiederkehrende Termine wie Datensicherung eingepflegt, Erinnerungen für die Entwurmung und Impfungen unseres Hundes, Erinnerungen an wichtige Verwaltungsaufgaben im Büro oder eben die Geburtstage. Für alles andere nutze ich meinen A5-Papierterminplaner 'Carpe Diem' von Boesner auf dem Schreibtisch: Mein Notizbuch, Kritzelstation, Erinnerungsbuch.

Sollte ich künftig meine Termine nur elektronisch speichern? Nach dem Synchronisationsproblem mit der Geburtstagsverschiebung um einen Tag traue ich der Korrektheit der Daten nicht. Auch die Übersichtlichkeit auf dem Smartphone, wäre die wohl gut? So habe ich meinen Wochenkalender auf dem Schreibtisch. Klar und übersichtlich.

Früher (zu Unternehmensberatungszeiten also vor 2000) hatte ich mir einen mobilen Kalender gekauft. Ich hasste die Ansicht darauf, alles so klein und unübersichtlich, auch wenn die Synchronisation mit Outlook klappte. Irgendwie gefiel mir die elektronische Terminpflege schon damals nicht so richtig. Folge: Ich nahm wieder einen Papierkalender zur Hand. Da war es übersichtlich und keiner löschte einfach was raus. :o) Mir ist die Korrektheit von Daten sehr wichtig und ich brauche das Gefühl, dass ich mich verlassen kann.

Mein Göttergatte schwört auf die elektronische Terminpflege. In seiner Arbeit als Schornsteinfeger macht er die komplette Terminplanung über das Smartphone. Noch nie sei einer der wöchentlich ca. 60 Termine nicht korrekt angezeigt worden oder verschwunden. Zudem arbeiten sie zu zweit, kennen so untereinander die Termine, egal wo sie sich gerade aufhalten.

Na gut. Ich hab ja nicht so viel Termine, warum also elektronisch einpflegen? Hm. Auf der anderen Seite ist es schön, die Termine im Smartphone auch unterwegs bei mir zu haben, statt den sperrigen Papierkalender.

Das Kalender-App für die Terminplanung auf dem Handy hat auch bessere Ansichten als das olle Gerät, was ich vor gefühlten hundert Jahren genutzt habe. Ich versuchs einfach mal und schau dann weiter. Die schon vorhandenen Termine aus meinem Papierkalender habe ich dort jetzt eingetragen und die Synchronisation mit dem Handy klappt - wenn auch mit zeitlicher Verzögerung. Pflege es eine zeitlang doppelt und so gewinne ich vielleicht die mir so wichtige Sicherheit für die Verlässlichkeit des Systems.

Damit ist auch der Kalender aktuell und alte und doppelte Terminserien sind inwischen auch gelöscht.

Alle drei Punkte abgeschlossen: Mails. Kontakte. Kalender. Synchronisation läuft automatisch im Hintergrund. Im Handy geänderte Daten sind damit ohne dass ich was tun muss auch in Outlook auf meinem PC. Super. Auch wenn so'n ganz kleines bisschen ein unsicheres Gefühl zurück bleibt, dass nochmal Daten verschwinden könnten. Ich habe meine Kontaktdatenbank ja ausgedruckt und meinen Papierkalender. ;o)

Zum Abschluss habe ich alle nicht funktionierenden Programm vom Rechner gelöscht. Die Synchronisationssoftware (Sync2 von 4Team) gekauft. Yeah! Eine Woche Arbeit war getan!

Ich bin vom gefühlten Mittelalter in der Jetztzeit angekommen. Hurra! Bin ich froh, dass ich meinen PC-Engel zur Seite hatte, der immer eine Lösung fand und der auch Spaß an der Informationstechnik hat - ich so gar nicht... Ich habe hunderte Male geflucht und geschimpft. Mein Mann blieb ruhig. Gute Kombination!

Und ich bin stolz, dass ich so konzentriert an dieser unangenehmen Aufgabe dran geblieben bin. Ich war mir sicher: Wenn ich die Arbeit einmal unterbreche, fange ich so schnell nicht wieder damit an.

Das Gefühl, auf eine stabile aufgeräumte Mail-, Kontakt- und Kalender-Datenbasis zuzugreifen, ist auch klasse. Es gibt mir Kraft! Ich fühle mich seitdem besser. Ja, aufgeräumt, geklärt. So, als hätte ich stumpfe Messer in der Schublade endlich geschärft.

Das nächste Problem (Telefonie) wird anschließend gelöst!

Alles Liebe von der Arbeitsinsel

Anja Kolberg

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Erstellt durch: Anja Kolberg am Mittwoch, 14 Januar, 2015
Thema: Blog - 2015, 1. Halbjahr, Blog - Selbstständigkeit